Retain Archiving for Gmail se autentica en el servidor de Google Apps a través de una conexión IMAP. Una vez configurado Retain, ejecuta un trabajo inicial, que extrae todos los mensajes de un periodo de tiempo especificado (o todos los mensajes) de cada buzón y los archiva. El último archivo se marca para que cada archivado posterior solo extraiga los mensajes nuevos desde la última vez que se completó una "tarea" de archivado.
Retain Archiving for Gmail ofrece un archivado de nivel empresarial para Gmail en G Suite. Los datos se archivan de forma segura en una ubicación central, a la que pueden acceder los usuarios finales y los administradores a través del visor de archivos de Web Access de Retain. A diferencia de otras soluciones de archivado, Retain se integra directamente con Gmail. De hecho, Gartner Magic Quadrant for Enterprise Information Archiving afirma que Retain es una de las pocas soluciones de archivado que admite archivado de Gmail de forma nativa.
Retain Archiving for Gmail incluye potentes herramientas de eDiscovery incorporadas que no podrá encontrar en Gmail. Esto permite a la organización acceder rápidamente a sus datos de correo electrónico, así como buscarlos, restaurarlos y auditarlos, a fin de reducir gastos y riesgos, y poder gestionar datos complejos tanto in situ como en la nube.
Todos los datos de mensajería, incluidos mensajes de Gmail, notas de Gmail, archivos, datos adjuntos, citas y elementos del calendario (solo iCalendar), se archivan en un archivo de datos unificado. Puede realizar búsquedas, publicar y ejecutar eDiscovery desde una ubicación central.
Retain admite archivado de Gmail para G Suite Basic, Business, Enterprise y para Centros Educativos.
Retain Archiving for Gmail permite restaurar mensajes de correo electrónico de forma rápida y óptima. Los usuarios finales pueden restaurar sus mensajes personales archivados directamente en su buzón activo, mientras que los administradores y otros usuarios designados podrán restaurar los mensajes en cualquier buzón.
Tanto si los datos se archivan in situ como si lo hacen en la nube, mantendrá el control de sus datos. Sabrá siempre dónde se guardan los datos y tendrá la certeza de que solo los usuarios designados podrán acceder a ellos. Cuando necesite acceder a los datos o exportarlos, puede hacerlo de forma rápida y sencilla.
Google Vault carece de capacidades esenciales de seguridad, lo que puede exponer a la organización a la pérdida de datos y a infracciones de conformidad con las normas. Retain Archiving for Gmail resuelve este problema con un archivo independiente de la plataforma que permite controlar políticas de archivo, exportar a PDF y restaurar el buzón. Retain Archiving for Gmail permite editar mensajes exportados, prohíbe modificar o eliminar mensajes, y le otorga todo el control sobre los datos para que el archivo esté siempre completo y cumpla en todo momento con las normativas.
El archivado de Google Vault es limitado en muchas áreas clave, por lo que la institución educativa puede quedar expuesta a litigios o infracciones de conformidad con las normas, y puede dificultar el control de la información y la ejecución de eDiscovery. Retain resuelve estos problemas con una solución completa de archivado para G Suite for Education que incluye eDiscovery, función de restauración de mensajes, etc.
Retain Archiving for Gmail cuenta con High Performance Indexing Engine para garantizar una recuperación rápida y sencilla de los datos. Todos los mensajes archivados en Retain se encuentran disponibles inmediatamente para el acceso, las búsquedas y eDiscovery con una latencia cercana a cero entre el momento en el que se archiva un mensaje y el momento en el que se puede indexar y buscar.
High Performance Indexing Engine es un índice de alto rendimiento agrupable en clúster que admite un número ilimitado de peticiones de búsqueda. El motor externo está disponible en un formato de equilibrio de carga para un mayor rendimiento del sistema o un formato de failover para la redundancia. El motor puede usarse en uno de estos formatos o combinando ambos, según las necesidades de su organización.
